plMail for Android: Privacy policy
Who is responsible
Paul Lützner, Ahornstr. 10, 63808 Haibach, Germany. Email: imprint@pluetzner.de
The short version
plMail is an app for a mail server that you choose: a plMail installation run by you or by someone you trust. Your mail, contacts and calendar travel only between your phone and that server. We, the publisher of the app, do not run your server, cannot see your data and do not receive it. The app contains no advertising and no analytics.
Data stored on your device
To work offline and quickly, the app keeps on your phone: the address of your server and the app password it was paired with, a cache of your mail, attachments you open, contacts and calendar events, your settings, and, if you use encrypted mail, your OpenPGP or S/MIME keys. Keys and credentials are protected with the Android Keystore. All of this is deleted when you remove the account in the app or uninstall it.
Data sent to your plMail server
Everything you do with your mail (reading, sending, searching, filing, calendar changes) is sent to the plMail server you entered during setup, and only there. What that server does with it is decided by whoever runs it, under their own privacy policy. If you run it yourself, that is you.
Camera
The camera is used only when you choose to scan a pairing QR code. Images are analysed on the device by Google ML Kit, are not stored and are not sent anywhere.
Notifications
The app can be told about new mail in two ways, and your server's administrator decides which are available:
- Firebase Cloud Messaging (Google). The app registers with the Firebase project of your server, not one of ours. Google receives a device token and the messages your server sends to it. Messages that contain anything about your mail are end-to-end encrypted to your device before they reach Google; the rest only say “something changed”. Google's processing is described at firebase.google.com/support/privacy.
- UnifiedPush. If you install a UnifiedPush distributor, notifications go through the push service you chose in it instead, and Google is not involved.
Google ML Kit
The QR scanner uses Google ML Kit, which sends Google technical information to keep it working: device model and Android version, the app's name and version, and performance figures for the scanner. It sends no images and nothing from your mail. See developers.google.com/ml-kit/terms.
Biometrics and screen lock
If you protect your encryption keys with the screen lock, Android checks your fingerprint, face or PIN. The app learns only whether the check succeeded, never any biometric data.
What we do not do
No advertising, no analytics, no crash reporting to us, no sale or sharing of data, no tracking across apps or websites.
Legal basis
Where the GDPR applies, processing on your device and with your server is necessary to provide the app you asked for (Art. 6(1)(b) GDPR). The technical data processed by Google ML Kit and Firebase serves our legitimate interest in a working scanner and reliable notifications (Art. 6(1)(f) GDPR).
Your rights
You have the right to access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and to object (Art. 15–21 GDPR). Since we hold no data about you, a request to us will usually be answered with exactly that; data on your server is with its operator. You can complain to a supervisory authority, for example the Bavarian State Office for Data Protection Supervision (BayLDA), www.lda.bayern.de.
Children
The app is not directed at children under 16.
Changes
If the app starts handling data differently, this page will be updated before that version is published, with a new date above.
plMail für Android: Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
Paul Lützner, Ahornstr. 10, 63808 Haibach. E-Mail: imprint@pluetzner.de
Kurz gesagt
plMail ist eine App für einen Mailserver, den du wählst: eine plMail-Installation, die du selbst oder jemand, dem du vertraust, betreibt. Deine Mails, Kontakte und Termine gehen nur zwischen deinem Handy und diesem Server hin und her. Wir als Herausgeber der App betreiben deinen Server nicht, können deine Daten nicht sehen und erhalten sie nicht. Die App enthält keine Werbung und keine Analyse.
Daten auf deinem Gerät
Damit sie offline und schnell funktioniert, speichert die App auf deinem Handy: die Adresse deines Servers und das App-Passwort, mit dem sie gekoppelt wurde, einen Zwischenspeicher deiner Mails, geöffnete Anhänge, Kontakte und Termine, deine Einstellungen und, wenn du verschlüsselte Mail nutzt, deine OpenPGP- oder S/MIME-Schlüssel. Schlüssel und Zugangsdaten sind durch den Android Keystore geschützt. All das wird gelöscht, wenn du das Konto in der App entfernst oder die App deinstallierst.
Daten an deinen plMail-Server
Alles, was du mit deinen Mails tust (lesen, senden, suchen, ablegen, Termine ändern), wird an den plMail-Server übertragen, den du bei der Einrichtung angegeben hast, und nur dorthin. Was dieser Server damit macht, entscheidet sein Betreiber nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Betreibst du ihn selbst, bist das du.
Kamera
Die Kamera wird nur benutzt, wenn du einen QR-Code zum Koppeln scannst. Die Bilder werden auf dem Gerät von Google ML Kit ausgewertet, nicht gespeichert und nirgendwohin gesendet.
Benachrichtigungen
Die App kann auf zwei Wegen von neuer Mail erfahren; welche verfügbar sind, entscheidet der Administrator deines Servers:
- Firebase Cloud Messaging (Google). Die App meldet sich beim Firebase-Projekt deines Servers an, nicht bei einem von uns. Google erhält ein Geräte-Token und die Nachrichten, die dein Server darüber sendet. Nachrichten mit Inhalten aus deinen Mails werden Ende-zu-Ende für dein Gerät verschlüsselt, bevor sie Google erreichen; alle anderen sagen nur „es hat sich etwas geändert“. Die Verarbeitung durch Google ist unter firebase.google.com/support/privacy beschrieben.
- UnifiedPush. Wenn du einen UnifiedPush-Distributor installierst, laufen Benachrichtigungen stattdessen über den dort gewählten Push-Dienst, ohne Google.
Google ML Kit
Der QR-Scanner nutzt Google ML Kit. ML Kit sendet Google technische Angaben, um den Scanner funktionsfähig zu halten: Gerätemodell und Android-Version, Name und Version der App sowie Leistungswerte des Scanners. Es sendet keine Bilder und nichts aus deinen Mails. Siehe developers.google.com/ml-kit/terms.
Biometrie und Displaysperre
Schützt du deine Schlüssel mit der Displaysperre, prüft Android Fingerabdruck, Gesicht oder PIN. Die App erfährt nur, ob die Prüfung erfolgreich war, niemals biometrische Daten.
Was wir nicht tun
Keine Werbung, keine Analyse, keine Absturzberichte an uns, kein Verkauf oder Weitergabe von Daten, kein Tracking über Apps oder Websites hinweg.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung auf deinem Gerät und mit deinem Server ist erforderlich, um die von dir gewünschte App bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die technischen Daten, die Google ML Kit und Firebase verarbeiten, dienen unserem berechtigten Interesse an einem funktionierenden Scanner und zuverlässigen Benachrichtigungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Da wir keine Daten über dich haben, wird eine Anfrage an uns in der Regel genau das ergeben; Daten auf deinem Server liegen bei dessen Betreiber. Du kannst dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), www.lda.bayern.de.
Kinder
Die App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren.
Änderungen
Wenn die App Daten künftig anders verarbeitet, wird diese Seite vor Veröffentlichung dieser Version aktualisiert und das Datum oben angepasst.